Einführung

1. Selektionen & Filter: Daten gezielt nutzen

Theorg ermöglicht es dir, Patienten- und Rezeptdaten nach individuellen Kriterien zu filtern, ideal für Marketing, Abrechnung oder Organisation.

• Patientenkartei:
  • Newsletter-Targeting: Filtere Patientengruppen (z. B. nach Diagnosen oder Behandlungsarten) für maßgeschneiderte Marketingaktionen
  • Elektronische Patientenakte: Alle relevanten Daten zentral und übersichtlich
  • Geldvorgänge & ausgefallene Termine: Behalte offene Posten und Ausfallgebühren im Blick
• Rezeptkartei:
  • Abrechnungscheck aktivieren: Prüfe automatisch, ob Rezepte heilmittelrichtlinienkonform sind (grüne/rote Daumen als Indikator)
  • Vorgefertigte Filter nutzen: Nutze die Checken-Funktion für schnelle Übersichten (z. B. "Rezepte mit Fristenproblemen")

Tipp: Schau dir das Video "Rezeptlisten und Selektionen" an, um die volle Power der Filter zu nutzen!

2. Terminierung: Intelligent planen & Doppelbelegungen vermeiden:

Mit Theorg wird die Terminplanung zum Kinderspiel, dank Raumplanung, Wartelisten und Suchfunktionen.

• Raumplanung
  • Visuelle Übersicht aller Räume – vermeide Doppelbelegungen und optimiere die Auslastung.
  • "Tetris-Prinzip": Fülle Lücken effizient, indem du freie Räume und Therapeutenkapazitäten in Echtzeit siehst
• Kombi- & Y-Suche:
  • Kombisuche: Finde mehrere freie Terminslots auf einmal (z. B. für KG + Lymphdrainage)
  • Y-Suche: Plane mehrstufige Behandlungen automatisch – Theorg sucht passende Lücken ohne manuelles Springen zwischen Tagen
• Warteliste:
  • Patienten digital erfassen und bei Absagen automatisch nachrücken lassen
  • Zeitfenster hinterlegen, um flexibel zu terminieren

Tipp: Nutze die Tastaturkürzel (z. B. "T" für Terminplan, "P" für Patientenkartei) für schnelles Arbeiten!

3. Automatisierung: Routineaufgaben abkürzen:

Spar dir manuelle Arbeit durch automatisierte Prozesse, von Terminerinnerungen bis zur Abrechnung.

• Terminerinnerungen:
  • Standardmäßig täglich um 16 Uhr per SMS/E-Mail, reduziert No-Shows
• Abrechnung:
  • MT490-Kontoauszüge automatisch ausbuchen, keine manuelle Eingabe mehr!
  • Offene Posten & Mahnungen per E-Mail verschicken
• Blitzdruckdateien:
  • Favoriten anlegen für häufig genutzte Dokumente (z. B. Terminzettel, Quittungen)
  • Terminzettel als iCal versenden, Patienten können Termine direkt in ihren Kalender übernehmen

Tipp: Passe die E-Mail-Vorlagen an (z. B. Standardtexte, Briefpapier) für einen professionellen Auftritt.

4. Dokumentation: Standardisierte Abläufe für mehr Qualität

Vorgefertigte Dokumentationsvorlagen sparen Zeit und erhöhen die Dokumentationsqualität.

• Dokuassistent:
  • ICF-Fallanamnese, Planko-Verordnungen & Fragebögen hinterlegen, Therapeuten haben alle relevanten Parameter mit einem Klick parat
• Individuelle Anpassung:
  • Erstelle eigene Vorlagen für spezifische Diagnosen (z. B. Schulter-ICF)

Tipp: Nutze die Arbeitszeitverwaltung für Mitarbeiter, um Plus-/Minusstunden und Urlaub transparent zu tracken!

5. Mitarbeitermanagement: Transparenz & Effizienz

Theorg unterstützt dich auch bei der Personalplanung  von Arbeitszeiterfassung bis zur Abrechnung.

• Arbeitszeitverwaltung:
  • Soll-/Ist-Stunden im Blick behalten
  • Urlaubsplanung direkt in der Software
• Digitale Abrechnung:
  • Mitarbeiter erhalten ihre Abrechnung monatlich per E-Mail, kein Papierkram mehr!

Tipp: Optimiere die Farben und Ansichten im Terminplan für eine bessere Übersicht (z. B. nach Therapiearten filtern).

Fazit: Theorg kann (fast) alles! Du musst es nur entdecken!

Theorg ist ein Schweizer Taschenmesser für Physiotherapiepraxen, ob Abrechnung, Terminplanung, Dokumentation oder Marketing. Die meisten Funktionen sind individuell anpassbar und helfen dir, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und den Praxisalltag zu entlasten.