# 4 - Die Rezeption - Gastgeberin der Praxis # Aufgaben der Rezeption # Telefonerstkontakt Call-In Allgemeines: Für viele Neukunden ist das Telefonat der erste Kontakt mit unserer Praxis. Ein positiver erster Eindruck ist entscheidend – ein schlecht geführtes Gespräch kann bei Privatpatienten schnell zu einem Verlust von über 1.000 € führen. Auch bei bestehenden Patienten kann ein unprofessionelles Gespräch zu Unzufriedenheit führen. Unternehmensziel: Patientengewinnung Position: Empfang Vor dem Gespräch: • Lasse das Telefon zweimal klingeln, bevor du abhebst – so kann sich der Anrufer auf das Gespräch einstellen. • Atme bewusst durch und lächle – das sorgt für einen sympathischen Tonfall. • Halte Zettel und Stift bereit, um wichtige Informationen zu notieren. Gesprächsführung: • Sprich langsam und deutlich – der Anrufer passt sich deinem Sprachrhythmus an. • Erfrage und notiere den Namen des Anrufers und verwende ihn im Gespräch. Gesprächsablauf bei Interessenten: 1\. Frage, ob der Patient bereits bei uns war. 2\. Erfrage folgende Informationen: o Ausstellungsdatum des Rezepts o Verordnete Leistung (z. B. MT, KG, Wärme) o Verordnungsmenge o Versicherungsstatus o Telefonnummer und E-Mail o Terminwünsche 3\. Beginne mit der Terminierung gemäß Leitfaden. 4\. Erkläre den weiteren Ablauf: o Zwei E-Mails:  Erste mit Terminen, Link zu Anmeldeformularen und Anleitung zur Patienten-App  Zweite mit Link zum evidenzbasierten Anamnesebogen o Bitte den Patienten, den Bogen vor dem ersten Termin auszufüllen – das spart Zeit und verbessert die Therapievorbereitung. o Informiere über den Ablauf der ersten Behandlung: Befundaufnahme und Therapieplanung durch den Therapeuten. Beispielhafte Gesprächsführung: (Dialog wie im Original bleibt erhalten, aber sprachlich geglättet – kann auf Wunsch auch modernisiert oder gekürzt werden.) Verabschiedung: • Fasse das Gespräch kurz zusammen, um Missverständnisse zu vermeiden. • Verabschiede dich mit dem Namen des Patienten. • Wechsle nicht zuerst auf – das wirkt unhöflich und könnte wichtige Informationen verhindern. • Wechsle den Standort klar und deutlich, um Verwechslungen zu vermeiden. Besonderheit: Das Telefon hat immer Priorität! Bitte ggf. den Patienten vor Ort um einen kurzen Moment Geduld und nimm den Anruf entgegen. Beispiel: „Herr Meier, bitte einen kleinen Moment Geduld, ich bin gleich wieder bei Ihnen.“ So trägst du aktiv zum Unternehmensziel bei: • Lege dir Zettel und Stift bereit, um wichtige Informationen zu notieren. • Lächle bewusst, bevor du den Hörer abnimmst – das sorgt für eine freundliche Begrüßung. • Erfrage den Namen des Anrufers und verwende ihn mehrfach im Gespräch. • Sorge für eine ruhige und angenehme Gesprächsatmosphäre. • Frage gezielt nach dem Anliegen des Anrufers. • Notiere relevante Gesprächsinhalte und dokumentiere sie in Deiner Praxissoftware. • Versuche einen Ersttermin zu vereinbaren – auch ohne vorliegendes Rezept. • Liegt ein Rezept vor, terminiere gemäß Vorgabe. • Trage den Termin direkt während des Gesprächs ein – inklusive vollständigem Namen, Rückrufnummer und Termintyp. Weitere Infos können im Anschluss ergänzt werden. • Informiere den Patienten über zwei folgende E-Mails: 1\. Mit Terminen und Anmeldeformularen 2\. Mit dem Link zum Anamnesebogen • Bitte den Patienten, den Anamnesebogen vor dem ersten Termin auszufüllen und zurückzusenden. • Das Telefon hat stets Priorität! Nimm den Anruf auch dann entgegen, wenn du gerade mit einem Patienten sprichst. # in der Rezeptionszeit stündlich AB abhören, Absagen notieren mit Uhrzeit stündlich Mails checken, beantworten ggf. im Plan bearbeiten Zimmer checken immer zum Dienstwechsel: Toilettenkontrolle, Wartebereichkontrolle und Wäsche Rezepte für Therapeuten raussuchen # Patientenerstkontakt Walk-In – Aktive Therapie Position: Empfang Unternehmensziel: Patientengewinnung Hilfsmittel: One Pager, Anmeldeformulare, Flyer/Infomaterial, Leitfaden „Walk-In“ Zielwirkung beim Patienten: "Trotz anfänglicher Unsicherheiten habe ich mich schnell wohl gefühlt, weil mich der Mitarbeiter direkt wahrgenommen hat. Als er mich begrüßt hat, habe ich mich direkt willkommen gefühlt. Ich bin mir sicher, dass ich hier richtig bin!" So trägst du aktiv zum Unternehmensziel bei: • Behalte den Eingangsbereich im Blick, um Walk-Ins sofort wahrzunehmen. • Unterbrich deine Arbeit, sofern sie nichts mit einem Patienten (Tresen oder Telefonat) zu tun hat. • Falls du gerade beschäftigt bist, signalisiere dem Walk-In, dass du ihn gesehen hast und gleich für ihn da bist. • Gehe aktiv auf den Patienten zu, heiße ihn willkommen und stelle dich mit Vor- und Nachnamen vor. • Erfrage den Namen des Patienten und verwende ihn im Gespräch. • Kläre den Grund des Besuchs und ermittle den Bedarf. • Gib bei Interesse Informationen zur Praxis und überreiche Flyer. • Versuche einen Ersttermin zu vereinbaren – auch ohne Rezept. • Informiere über die Möglichkeit der Selbstzahlerleistung, falls kein Rezept vorliegt. • Weise auf die 24h-Frist zur Absage hin. • Bei Terminvereinbarung: Anmeldeformulare ausfüllen lassen und in die E-Akte scannen. • Liegt ein Rezept vor: Terminierung nach Vorgabe. Leitfaden: Walk-In – Spontaner Erstkontakt in der Praxis Allgemeines: Als Walk-In bezeichnen wir alle spontanen Besucher ohne Termin. Ihr Interesse ist bereits so groß, dass sie aktiv den Weg in die Praxis gefunden haben – oft mit Überwindung. Diesen Schritt müssen wir wertschätzen und bestätigen. Ziele (in dieser Reihenfolge): 1\. Vereinbarung eines Behandlungstermins 2\. Information über unser Leistungsspektrum Begrüßung & Gesprächsführung: • Erkenne Walk-Ins frühzeitig (unsicherer Blick, zögerliches Verhalten). • Unterbrich deine Arbeit, wenn möglich – oder signalisiere, dass du gleich verfügbar bist. • Begrüße den Patienten freundlich: „Herzlich willkommen bei Vitova Physio, mein Name ist …“ • Erfrage den Namen und verwende ihn im Gespräch. • Achte auf: o Ehrliches Lächeln o Aufrechte, offene Körperhaltung o Blickkontakt o Selbstsicheres Auftreten o Freie Hände • Kläre den Grund des Besuchs und ermittle den Bedarf. • Gib bei Interesse Flyer und Informationen zur Praxis. • Vereinbare einen Ersttermin – auch ohne Rezept. • Biete Selbstzahlerleistung an, falls kein Rezept vorliegt. • Nach Terminvereinbarung: o Anmeldeformulare ausfüllen lassen o Dokumente in E-Akte scannen • Bei Rezept: Terminierung nach Vorgabe Unterschrift vor Behandlung auf Rezept Klemmbrett alles unterschrieben? Zuzahlung einnehmen spätestens zur 2. Behandlung Möglichkeit der Zahlung: EC, Bar, Kreditkarte Beleg ausdrucken + Patienten mitgeben ggf. EC-Beleg anheften # Patient sagt nicht ab Termin verbleibt als nicht wahrgenommen im Plan am Folgetermin ist dies dann zu klären Ausfallgebühr bei Neupatienten, die unentschuldigt bleiben: - alle weiteren zukünftigen Termine rausnehmen, Patient sperren, Patient per Mail darüber informieren - eine weitere Terminierung nur noch vor Ort möglich # Rezeptannahme Prüfen auf Vollständigkeit des Rezeptes, sonst Änderung veranlassen Krankenkarte einlesen Rezept scannen und prüfen der Heilmittelverordnung Klemmbrett dem Pat. geben + AGB unterschreiben lassen Fragen nach Vollständigkeit aller Daten (Anschrift etc.) Terminvergabe, Termine ausdrucken oder per Mail versenden # Rezeptannahme Telefon Pat. bitten Kopie bzw. Bild vorab zu senden, damit eine Vorprüfung möglich ist wenn nicht möglich abfragen: Datum, Heilmittel, Anzahl Hinweis auf unsere AGB's bei Verhinderung mind. 24 h vorher absagen E-Mail geben lassen, damit Termine per Mail verschickt werden und unsere AGB's gleich mit # telefonische Aufnahme Privattermine Daten erfragen: Name, Telefonnummer, E-Mail, Anschrift, gegebenenfalls GS-Nummer Termin buchen, Hinweis auf rechtzeitige Absage Termin per Mail versenden, damit unsere AGB's in Kenntnis genommen werden können # zu kurzfristige Absage Einheitliche Aussage: " Wir werden unser Möglichstes tun, um den Termin jetzt neu zu belegen. Ihr nächster Termin ist dann am...." der nicht rechtzeitig abgesagte Termin wird im Plan verschoben möglichst in Iris Spalte, damit man sehen kann, dass da eine Lücke ist. Wird diese nicht neu gefüllt, bleibt der Termin als nicht wahrgenommen im Plan stehen. Ausfallgebühr erstellen # Ausfallgebühr §630aBGB # Information Neupatient: erster Termin UE \--> AG raus \--> SMS \--> Folgetermine stornieren bekannte Patienten: 1. Termin UE - --> AG raus - SMS - Konrolle Bezahlung zum nächsten Termin oder 2\. Termin auch UE - AG raus - SMS - Folgetermine stornieren wenn Termin nicht vergeben werden konnte, SMS versenden, SMS-Vorlage verwenden # kurzfristig abgesagte Termine Einfühlsames Verständnis: Ich kann Sie verstehen, dass Sie verärgert sind und deswegen haben wir uns auf eine geringere Ausfallpauschale geeinigt. Gleichzeitig kann ich Ihnen einen neuen Termin dafür anbieten, wenn Sie gezahlt haben. Sobald die Rechnung beglichen ist, möchte ich gern einen neuen Termin mit Ihnen vereinbaren. Vielleicht bekommen wir noch die Lücke gefüllt und es kommt keine Ausfallgebühr zustande. Ich verstehe, dass Sie verärgert sind und nach der Bezahlung der geringeren Ausfallgebühr, bekommen Sie den Termin selbstverständlich nach. Telefonische kurzfristige Absage: Danke für die Information und jetzt schauen wir mal, ob wir den Termin neu belegen können. oder Danke für die Information, wir versuchen unser Bestes den Termin neu zu belegen. oder Es ist etwas kurzfristig. Wir versuchen den Termin neu zu belegen. Ansonsten wird eine Ausfallgebühr fällig/ansonsten fällt eine Ausfallgebühr an. bzw. Erst wenn wir den Termin nicht neu belegen können, fällt eine Ausfallgebühr an. **Patient kommt in die Praxis, nachdem er das letzte Mal kurzfristig abgesagt hatte:** Wir konnten den Termin nicht neu belegen. Zahlen Sie die Ausfallgebühr Bar oder mit Karte? Im Anschluss können wir einen neuen Termin vereinbaren. Ich verstehe, dass Sie verärgert sind, deshalb wird nur eine geringe Ausfallgebühr fällig. Sobald wir alles geklärt haben, können wir einen neuen Termin vereinbaren. # Strategien - Sie haben die Möglichkeit ihren Termin bis zu 24h vorher gebührenfrei abzusagen. - Körpersprachlich auf Augenhöhe - Verständnis zur Gefühlslage zeigen + aussprechen - Es ist etwas kurzfristig. Wir versuchen den Termin neu zu belegen, ansonsten wird eine Ausfallgebühr fällig. - Es tut uns leid, dass Sie Ihren Termin nicht wahrnehmen können! - Lieber Patient, Es ist uns leider nicht gelungen, Ihren Termin neu zu belegen. Möchten Sie die Ausfallgebühr bar oder mit Karte zahlen? - 90 % aller abgesagten Termine können wir neu belegen. - Am liebsten direkt. Dann können wir einen neuen Termin ausmachen. # Computer # Computer Fachmann Scheffelmeier GmbH Tel.: 9117908 / Mobil: 01723682526 # Datensicherung - Theorg auf beiden Rechnern schließen - Hauptrechner (li) --> Mausklick rechts - Taskmanager öffnen - Lasche Benutzer - alle abmelden, außer Physiolounge - Theorg Startfenster öffnen - Datensicherung - mehrmals auf weiter - starten - ok - weiter ohne löschen - Datensicherung läuft (ca. 5-10 Minuten) - fertig - SMS Agent nur minimieren # Drucker wenn Drucker nicht druckt: - dieser PC - Netzwerk - Geräte + Drucker hinzufügen - Drucker + Scanner - Drucker anklicken - Gerät entfernen - Gerät hinzufügen - # Neue Nachrichten anzeigen - PC re unten kleines Fenster klicken - Benachrichtigungsassistent Mond muss ausgeschaltet sein # Passwort \#IbHp2017# # PC-Zugang Physiolounge PW: 0user1890 # Remoteverbindung geht nicht auf Hauptrechner "Admin tool" aufrufen Ja anklicken wenn was rot ist anklicken installieren neu starten # Drucker und Scanner # Druckerpatrone wechseln Kurzanleitung Toner-Reset am Brother MFC-L5750 DW 1\. Öffnen Sie die Frontklappe des Druckers im Home Screen 2\. Drücken Sie für 5 Sekunden auf die Stelle, wo sich während dem Faxbetrieb die # Taste befindet (in etwa bei dem roten Kreis) 3\. Das Reset Menü öffnet sich 4\. Wählen Sie TNR-STD (Standard Toner, schwarz) aus und bestätigen Sie mit JA 5\. Drücken Sie nun den Home Button 6\. Schließen Sie die Frontklappe Damit ist der interne Toner-Zähler erfolgreich zurückgesetzt siehe Anhang in der PDF # Scanner geht nicht - Taskleiste --> Suche (Lupe) - "Doc Action PS 286 Plus (alter Scanner); PS 30D (neuer Scanner) anklicken - Symbil unten re in Taskleiste muss zu sehen sein # eMail # E-Mail geht nicht E-Mail-Programm öffnen Datei Kontoeinstellung Reparieren erweiterte Optionen Häkchen setzen bei "Ich möchte mein Konto selbst reparieren" reparieren weiter # Mailprogramm rechner re benötigt Passwort \#IbHp2017# # Gesundheitsticket 1. Internet --> Gesundheitsticket 2. Einloggen (Zugang PW: #user1890\_GT) 3. Ticket-ID 4. gewünschte Leistung buchen 5. Rg. drucken + Unterschrift 6. Kopie ziehen 7. Iris Fach # Gutscheine # Gutscheinbestellung My news desk - Verkauf - Firma - mynewsdesk - GS frei - kassieren - im Rechnungstext Zusatztext Namen des GS-Empfängers eingeben # Verkauf und Einösen von Gutscheine ### Verkauf von Gutscheinen Verkauf von Gutscheinen Barverkeuf: - Name - GS frei - entsprechende Behandlung od. Preis - Pos ändern --> Preis - Haken setzen Feld GS - kassieren - Rechnung!!! - Rechnung ausbuchen ##### Verkauf am Tresen oder telefonisch ##### Verkauf über Onlineshop ### Einlösung von Gutscheinen - auf die Behandlung klicken - Q-Quittung --> weiter - Gutschein - GS-Nummer - weiter - evtl. Restbetrag per EC od. bar kassieren ##### Gutschein alt Einlösung aus altem Jahr: - Leistung als Termin gebucht - Preis nach Leistung anpassen / oder auf Null setzen - GS-Nr. in Info/Anmerkung eintragen - ggf. kassieren bar /EC - im Buch abzeichnen od. Rezi hinterlegen ##### Besonderheiten beim Onlinegutschein Die Excel-Tabelle "Shop GS Übersicht" in der Dropbox # IFK Mitgliederberatung: 0234/97745333 abrechnung@ifk.de # Kasse und Bargeld # EC-Gerät ausschalten gelber Knopf + Punkt gleichzeitig drücken anschalten mit ol Taste wenn eine EC-Zahlung erfolgreich durchgeführt wurde, Theorg jedoch vermeldet, dass die Zahlung nicht verbucht werden konnte, dann haben wir einen Zahlungseingang, ohne dass eine Quittungsnummer ausgegeben wurde. Auch wurde die Zahlung in der Patientenkartei nicht auf bezahlt gesetzt. Damit entstehen 2 Probleme: 1. Möglicherweise versuchen wir ein weiteres Mal, die ZZ zu kassieren oder mahnen gar einen Kunden der bezahlt hat und 2. Das Steuerbüro kann den Zahlungseingang keinem Buchungsvorgang zuordnen Laut Theorg könnte dies durch „langsamen Kunden“ verursacht werden. Der Kunde braucht zu lange, um seine Karte bereit zu haben und an das Terminal zu halten. Hier ist schon mal die erste Lösung: Achtet bitte darauf, dass der Kunde seine Karte hat und „bereit ist“ für die Zahlung. Sollte es trotzdem wieder einmal vorkommen, dass Theorg die Zahlung nicht verbuchen konnte kann es auf folgende Weise „gerettet“ werden: [![Screenshot (70).png](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/screenshot-70.png)](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-03/screenshot-70.png) Ihr geht nochmal auf Quittung/Rechnung. Hinter EC-Zahlung findet Ihr ein Kästchen mit 3 Punkten … (siehe Screenshot). Dort drauf klicken und **Bezahlterminal ohne Schnittstelle** auswählen. Darauf klicken und es erfolgt ein Fenster mit den Bezahldaten. Normalerweise ist alles vorgetragen und Ihr braucht nur noch bestätigen. Sollte der Vorgang erst später nachgebucht werden kann hier auch noch das Datum auf den Tag der Bezahlung geändert werden. Nun erfolgt der Quittungsausdruck und die Verbuchung. # Kassenschnitt - F3 - Kassenschnitt - 12345 # Privattermine kassieren: -den Patienten vor der Behandlung darauf aufmerksam machen, dass die Rechnung fertig gemacht wird…. -Uunterschriften-Blatt in Akte scannen -Q für Rechnung, Vorschau, alle Termine mit dem US-Blatt abgleichen, bei Übereinstimmung Rechnung drucken Rechnung, Originalrezept und US-Blatt an den Patienten übergeben mit dem Hinweis, dass er gern sofort mit Karte begleichen kann. # Zuzahlung: Erste Behandlung: es ist jetzt eine einmalige Zuzahlung für alle Behandlungen fällig, gern sofort….möchten Sie bar oder mit Karte bezahlen? ansonsten erledigen wir das beim zweiten Termin # Rezept # Absetzungen [![Absetzung.jpg](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/absetzung.jpg)](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-02/absetzung.jpg) [![Absetzung1.jpg](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/absetzung1.jpg)](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-02/absetzung1.jpg) [![Absetzung2.jpg](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/absetzung2.jpg)](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-02/absetzung2.jpg) [![Absetzung3.jpg](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/absetzung3.jpg)](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-02/absetzung3.jpg) # Änderung Rezeptdatum durchstreichen + neues Datum + Unterschrift Arzt + Datum der Änderung muss vor Beginn des Rezeptes terminiert sein bei Fax muss das Datum an der Seite des Faxes weggeschnitten werden, sonst Gefahr Absetzung # Blankoverordnung Erstbefund wird von erfahrenen Therapeuten erstellt in der Behandlung wird die zukünftige Behandlungsabfolge verordnet, hierfür Vorlage verwenden diese Verordnung kommt ins Fach "neue Rezepte" erster Termin: - 40 Minuten optimal - 20 Min Befund Dokuassistent Schulterbefund 1.11.24+ Planung zukünftige Behandlung + 20 Min Behandlung KG oder MT - Befundaufnahme nach Vorgabe und Zielbefragung alle weiteren Termine: - Behandlung - Übungsprogramm - Doku letzter Termin: - 30 Min = Behandlung + Abschlussbefund + Doku für den Arzt max. Behandlungszeitraum 16 Wochen konservativ 18 Behandlungen + 6 x ergänzendes Heilmittel postoperativ 24 Behandlungen + 8 ergänzende Heilmittel # Gültigkeit Beginn GKV Rezepte - innerhalb 28 Tage - ab 1. Termin 3 Monate gültig bei 6er Rezept/ 6 Monate gültig bei Verordnungsmenge 6< BG-Rezepte - MUSS innerhalb von 14 Tagen begonnen werden (Ausnahme Arzt schreibt etwas anderes drauf) - ab Ausstellungsdatum 2 Monate gültig --> sonst Abbruch - darf nur 14 Tage unterbrochen werden --> sonst Abbruch # Rezeptabrechnung - im Theorg auf Rezepte gehen + den betreffenden Patientennamen suchen - Abrechnungscheck "9" einschalten - Frontseite Überprüfung von: - Krankenkasse - Versicherungsnr. - Betriebsstättennr. und Arztnr. - ICD-Code - Diagnose - Diagnosegruppe + Leitsymptomatik - Heilmittel + Frequenz (Doppelbehandlung ja/nein auf Rezept und im PC) - Therapiebericht - Unterschrift Arzt - Zuzahlung eingegangen sonst Zuzahlungsaufforderung drucken - Rückseite: - Übertragen der Termine vom Terminplan ins Terminblatt --> stimmen diese überein? - Datum Rezept und Terminblatt - Heilmittel - Unterschriften Patient - Stempel + Unterschrift von uns - Unterbrechnungen der Termine gekennzeichnet? bei mehr als 14 Tagen Pause - Haken setzen "Frist geprüft" - Rezept auf "abgeschlossen " setzen - scannen (als Nachweis gegenüber KK oder Verschwinden) Vorgehensweise: Prüfung ohne Scan Rezeption Prüfung ohne Scan Praxisleiter Scan durchführen Weitergabe an Geschäftsleitung Kürzel oben re auf d. Rezept mit Bleistift, wer abgeschlossen hat # Zuzahlung ZZ sind zum sofort, spätestens zum 3. Termin einzufordern Falls dies nicht geschieht, ist eine ZZ-Aufforderung auszudrucken. Achtung: keine ZZ Aufforderung bei Dauerpatienten sondern Rechnung ausdrucken, ansonsten bekommt der Patient von der KK eine Aufforderung = muss nicht sein # Stromausfall alles neu starten # Telefon # AB PIN Abfrage: 90189 # Termine # OTR 1. E-Mail-Eingang 2. Theorg "6" drücken 3. chron. Abarbeiten 4. Buchung mit Mail abgleichen 5. Störungen per Telefon bearbeiten 6. Rezeptkopie anfordern # Patient kommt mit Rezept und braucht Termin - schauen ob Verordnung in Ordnung ist Datum, Arztnummer, Betriebsstättennummer, ICD-Code, Leitsymptomatik, Heilmittel, Therapiebericht, Hausbesuch etc. - Im Terminplan freien Termin suchen - Telefonnummer + Mail erfragen - O wie O es kommt ein Patient drücken - GKV-Karte einlesen - Klemmbrett - Auswahl Rezept er kommt mit Rezept auswählen oder Auswahl Person, er kommt ohne Rezept rein privat - z B. Mit Rezept dann Name eingeben ( Reiter drücken ob er schon Patient ist) - sonst neu anlegen mit: - 1.Name - 2. Rezept - 3. Datum - 4. Behandlungen, die verschrieben wurden + Anzahl - 5. Telefonnummer - 6. bestenfalls schon die E Mail Adresse - Rezept ist jetzt vorbereitet zum Termine machen - Terminzettel mitgeben - Infos vermitteln Handtuch etc. Nach dem Termine machen, das Rezept fertig eingeben 1. Rezept mit Plustek Scanner auf der 1 einscannen, 2. im Computer beim Patienten unter Rezeptscan weiter bearbeiten 3. über Theorg prüfen ob Verordnung korrekt ist. # per Mail 1. Leistung wird angefragt 2. Mailvorlage, keine Vorschläge per Mail versenden, da zu viel Aufwand 3. Patient telfonisch kontaktieren 4. auf OTR verweisen # Telefonische Annahme - Name + Tel.-Nr. - Rezeptdatum - Heilmittel + ergänzende HM erfragen - Terminvorschlag - Hinweis Rezept senden, Handtuch, GKV-Karte, Originalrezept - Hinweis 24 h-Regel - ausländische Patienten sollen erst Rezept senden + Handynr. per Mail # Terminabsage: -Danke für die Info…...allerdings ist die Absage zu kurzfristig (24 Std. vorher) -natürlich versuchen wir trotz der Kürze den Termin neu zu belegen, sollte das gelingen, können sie einen Ersatztermin buchen. -bei Nichtbelegung erheben wir für die ausgefallene reservierte Zeit eine Gebühr in Höhe von ……. # Theorg # Einführung ###### **1. Selektionen & Filter: Daten gezielt nutzen** Theorg ermöglicht es dir, Patienten- und Rezeptdaten nach individuellen Kriterien zu filtern, ideal für Marketing, Abrechnung oder Organisation. -
Patientenkartei:
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Newsletter-Targeting: Filtere Patientengruppen (z. B. nach Diagnosen oder Behandlungsarten) für maßgeschneiderte Marketingaktionen
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Elektronische Patientenakte: Alle relevanten Daten zentral und übersichtlich
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Geldvorgänge & ausgefallene Termine: Behalte offene Posten und Ausfallgebühren im Blick
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Rezeptkartei:
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Abrechnungscheck aktivieren: Prüfe automatisch, ob Rezepte heilmittelrichtlinienkonform sind (grüne/rote Daumen als Indikator)
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Vorgefertigte Filter nutzen: Nutze die Checken-Funktion für schnelle Übersichten (z. B. "Rezepte mit Fristenproblemen")
**Tipp: **Schau dir das Video "Rezeptlisten und Selektionen" an, um die volle Power der Filter zu nutzen! ###### **2. Terminierung: Intelligent planen & Doppelbelegungen vermeiden:** Mit Theorg wird die Terminplanung zum Kinderspiel, dank Raumplanung, Wartelisten und Suchfunktionen. -
Raumplanung
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Visuelle Übersicht aller Räume – vermeide Doppelbelegungen und optimiere die Auslastung.
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"Tetris-Prinzip": Fülle Lücken effizient, indem du freie Räume und Therapeutenkapazitäten in Echtzeit siehst
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Kombi- & Y-Suche:
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Kombisuche: Finde mehrere freie Terminslots auf einmal (z. B. für KG + Lymphdrainage)
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Y-Suche: Plane mehrstufige Behandlungen automatisch – Theorg sucht passende Lücken ohne manuelles Springen zwischen Tagen
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Warteliste:
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Patienten digital erfassen und bei Absagen automatisch nachrücken lassen
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Zeitfenster hinterlegen, um flexibel zu terminieren
**Tipp:** Nutze die Tastaturkürzel (z. B. "T" für Terminplan, "P" für Patientenkartei) für schnelles Arbeiten! ##### **3. Automatisierung: Routineaufgaben abkürzen:** Spar dir manuelle Arbeit durch automatisierte Prozesse, von Terminerinnerungen bis zur Abrechnung. -
Terminerinnerungen:
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Standardmäßig täglich um 16 Uhr per SMS/E-Mail, reduziert No-Shows
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Abrechnung:
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MT490-Kontoauszüge automatisch ausbuchen, keine manuelle Eingabe mehr!
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Offene Posten & Mahnungen per E-Mail verschicken
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Blitzdruckdateien:
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Favoriten anlegen für häufig genutzte Dokumente (z. B. Terminzettel, Quittungen)
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Terminzettel als iCal versenden, Patienten können Termine direkt in ihren Kalender übernehmen
**Tipp:** Passe die E-Mail-Vorlagen an (z. B. Standardtexte, Briefpapier) für einen professionellen Auftritt. ###### **4. Dokumentation: Standardisierte Abläufe für mehr Qualität** Vorgefertigte Dokumentationsvorlagen sparen Zeit und erhöhen die Dokumentationsqualität. -
Dokuassistent:
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ICF-Fallanamnese, Planko-Verordnungen & Fragebögen hinterlegen, Therapeuten haben alle relevanten Parameter mit einem Klick parat
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Individuelle Anpassung:
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Erstelle eigene Vorlagen für spezifische Diagnosen (z. B. Schulter-ICF)
**Tipp:** Nutze die Arbeitszeitverwaltung für Mitarbeiter, um Plus-/Minusstunden und Urlaub transparent zu tracken! ###### **5. Mitarbeitermanagement: Transparenz & Effizienz** Theorg unterstützt dich auch bei der Personalplanung von Arbeitszeiterfassung bis zur Abrechnung. -
Arbeitszeitverwaltung:
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Soll-/Ist-Stunden im Blick behalten
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Urlaubsplanung direkt in der Software
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Digitale Abrechnung:
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Mitarbeiter erhalten ihre Abrechnung monatlich per E-Mail, kein Papierkram mehr!
**Tipp:** Optimiere die Farben und Ansichten im Terminplan für eine bessere Übersicht (z. B. nach Therapiearten filtern). ###### **Fazit: Theorg kann (fast) alles! Du musst es nur entdecken!** Theorg ist ein Schweizer Taschenmesser für Physiotherapiepraxen, ob Abrechnung, Terminplanung, Dokumentation oder Marketing. Die meisten Funktionen sind individuell anpassbar und helfen dir, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und den Praxisalltag zu entlasten. # Dienstpläne ausdrucken aus dem Terminplan Tag im Terminplan öffnen der gedruckt werden soll Pläne drucken aus Spalte links auswählen Pläne drucken 1 Allg. Terminplan Belegung Mitarbeiter auswählen die an dem Tag arbeiten weiter Zeitleiste vor jedem Mitarbeiter anklicken Drucken Duplex anklicken zum raus nehmen Drucken # E-Akte **Befunde in E Akte einscannen** alle Befunde, Belege, Zuzahlungsbefreiungen, Osteopathie Rezepte etc. in E Akte scannen Patient auswählen E Akte öffnen Plustek Scanner Taste 2 drücken, scannen Blitzdruck oben rechts beim Patienten auswählen Beleg in E Akte benennen und speichern # Entlassmanagement Frist für Abschluss von 12 auf 21 Tage verändert Zeitraum erster und letzter Behandlungstag von 7 auf 14 Tage erhöht # Klemmbrett - Patient - Rezept öffnen - oben re 3 Punkte anklicken - Klemmbrett auswählen - Klemmbrett 1 -- > Ausgabe - weiter - Aufnahmebogen + Datenschutzinfo wählen - ausführen - Pat. nimmt Tablet, füllt aus, gibt es zurück - wieder oben re 3 Punkte klicken - Klemmbrett --> Klemmbrett 1 - Rücknahme - Status = bearbeitet = angehakt - ausführen - kein Ausdruck/Mail nötig Bei jedem neuen Rezept muss das Klemmbrett gemacht werden Kassenpatient 1 x Datenschutz, jedes neue Rezept Aufnahmebogen Privatpatient 1x Datenschutz, 1x Aufnahmebogen und bei jedem neuen Rezept muss eine neue Honorar Vereinbarung gemacht werden. # Klemmbrett entsperren Tablet entsperren 14563 App Klemmbrett öffnen unten links Punkte drücken oben in der Mitte auf Logo tippen anheften ( zum Lösen unten re + li beide Punkte drücken) # Patient anlegen Neu P wie Patienten N wie Neu drücken Auswahl gesetzlich, Privat, BG oder was es ist auswählen Alle Patienten Daten die gefordert werden ausfüllen Datenschutz und Aufnahmebogen im Klemmbrett unterschreiben lassen. Aufnahmebogen kommt bei jeden neuen Rezept immer wieder. Klemmbrettdaten im Patienten speichern # Patienten zusammenführen - Stammdaten - Personen Übersicht - korrekte Akte auswählen - zusammenführen re - Drop down - Patient suchen - Kontrollnummer eingeben - starten # Quittungskopie drucken - Patient - € Cash- Datum o. Quittunsnr. auswählen - im Kassenbuch suchen - Beleg anzeigen - drucken # Rechnung bar bezahlen - Rezept aufrufen - Belege - Rechnung/OP - Ausbuchen - bar / EC wählen # Rechnung schreiben: -Q-Quittung, Button Rechnung, drucken -danach immer Ausbuchen: -Ausbuchen: EC, bar oder Rechnung # Rezept Muster ändern angelegtes Rezept auswählen Lasche Muster ändern links auswählen Rezept Muster auswählen Rezept Daten von der Verordnung korrekt eingeben und prüfen # SMS Agent - Hauptmenü - Einstellung - Terminplan - Erinnerung - Lasche Agent & Aufträge - Agent starten a. d. Station Fehlerprotokoll SMS Versand: - Startmenü - Service - Protokolldaten einsehen --> weiter - autom. Terminerinnerung ankreuzen - öffnen # Stornierung Quittung/Rechnung - Rezept suchen - Lasche Belege - stornieren # Terminplan Vorlaufzeit Online - Netzwerkservice - Webservice - Einstellung - OTR- Termine - Rezept o. Selbstzahler - Tage auswählen # Terminvergabe neuer Patient od. neues Rezept: - Terminplan - freie Zeit n. Behandlungsvorgabe auf dem Rezept suchen - O - Auswahl zw. Patient und Rezept - alle Daten eintragen - buchen - # Terminzettel drucken und per Mail versenden aktuellen Termin im Terminplan mit Rezept anklicken D wie Drucken drücken, Terminzettel 1 auswählen immer auch per Mail dem Patienten zusenden # Terminzettel für private Termine aktuellen Termin anklicken D wie Drucken und die 7 auswählen # Theorg to Go auf Handy einrichten: - Hauptmenü - Stammdaten - Benutzer - Theorg to Go - Geräteverwaltung - Entfernen/Hinzufügen - QR Code scannen wenn Theorg to go nicht geht: - Hauptmenü - Einstellungen - Netzwerkservice - Web service - ev. neu starten # VPN aktivieren auf Desktop " Admin Tool" neue Version verfügbar anklicken "only download" weiter download öffnen "Setup" --> ja Ts Plus : next update Neustart # Warteliste Patient auswählen Lasche weiteres in Liste oben anklicken Eintrag in Warteliste aufnehmen und anklicken Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter auswählen Zeit wann Patient kann eintragen dann mit OK bestätigen # Warteliste erstellen - Patient aufrufen - weiteres - Warteliste --> aufnehmen - Anmerkung - Mitarbeiter + Wochentage - OK # Bezahlterminal ohne Schnittstelle wenn eine EC-Zahlung erfolgreich durchgeführt wurde, Theorg jedoch vermeldet, dass die Zahlung nicht verbucht werden konnte, dann haben wir grundsätzlich ein Problem: Wir haben einen Zahlungseingang, ohne Quittungsnummer. Auch wurde die Zahlung in der Patientenkartei nicht auf bezahlt gesetzt. \--> 1. Möglicherweise versuchen wir ein weiteres Mal, die ZZ zu kassieren oder mahnen gar einen Kunden der bezahlt hat und 2. Das Steuerbüro kann den Zahlungseingang keinem Buchungsvorgang zuordnen Ihr geht nochmal auf Quittung/Rechnung. Hinter EC-Zahlung findet Ihr ein Kästchen mit 3 Punkten … (siehe Screenshot). Dort drauf klicken und **Bezahlterminal ohne Schnittstelle** auswählen. [![Screenshot (70).png](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/screenshot-70.png)](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-03/screenshot-70.png) Darauf klicken und es erfolgt ein Fenster mit den Bezahldaten. Normalerweise ist alles vorgetragen und Ihr braucht nur noch bestätigen. Sollte der Vorgang erst später nachgebucht werden, kann hier das Datum auf den Tag der Bezahlung geändert werden. Nun erfolgt der Quittungsausdruck und die Verbuchung.