4 - Die Rezeption - Gastgeberin der Praxis

Aufgaben der Rezeption

Aufgaben der Rezeption

Telefonerstkontakt

Call-In 
Allgemeines:
Für viele Neukunden ist das Telefonat der erste Kontakt mit unserer Praxis. Ein positiver erster Eindruck ist entscheidend – ein schlecht geführtes Gespräch kann bei Privatpatienten schnell zu einem Verlust von über 1.000 € führen. Auch bei bestehenden Patienten kann ein unprofessionelles Gespräch zu Unzufriedenheit führen.
Unternehmensziel: Patientengewinnung
Position: Empfang
Vor dem Gespräch:
•    Lasse das Telefon zweimal klingeln, bevor du abhebst – so kann sich der Anrufer auf das Gespräch einstellen.
•    Atme bewusst durch und lächle – das sorgt für einen sympathischen Tonfall.
•    Halte Zettel und Stift bereit, um wichtige Informationen zu notieren.
Gesprächsführung:
•    Sprich langsam und deutlich – der Anrufer passt sich deinem Sprachrhythmus an.
•    Erfrage und notiere den Namen des Anrufers und verwende ihn im Gespräch.
Gesprächsablauf bei Interessenten:
1.    Frage, ob der Patient bereits bei uns war.
2.    Erfrage folgende Informationen:
o    Ausstellungsdatum des Rezepts
o    Verordnete Leistung (z. B. MT, KG, Wärme)
o    Verordnungsmenge
o    Versicherungsstatus
o    Telefonnummer und E-Mail
o    Terminwünsche
3.    Beginne mit der Terminierung gemäß Leitfaden.
4.    Erkläre den weiteren Ablauf:
o    Zwei E-Mails: 
    Erste mit Terminen, Link zu Anmeldeformularen und Anleitung zur Patienten-App
    Zweite mit Link zum evidenzbasierten Anamnesebogen
o    Bitte den Patienten, den Bogen vor dem ersten Termin auszufüllen – das spart Zeit und verbessert die Therapievorbereitung.
o    Informiere über den Ablauf der ersten Behandlung: Befundaufnahme und Therapieplanung durch den Therapeuten.
Beispielhafte Gesprächsführung:
(Dialog wie im Original bleibt erhalten, aber sprachlich geglättet – kann auf Wunsch auch modernisiert oder gekürzt werden.)
Verabschiedung:
•    Fasse das Gespräch kurz zusammen, um Missverständnisse zu vermeiden.
•    Verabschiede dich mit dem Namen des Patienten.
•    Wechsle nicht zuerst auf – das wirkt unhöflich und könnte wichtige Informationen verhindern.
•    Wechsle den Standort klar und deutlich, um Verwechslungen zu vermeiden.
Besonderheit:
Das Telefon hat immer Priorität! Bitte ggf. den Patienten vor Ort um einen kurzen Moment Geduld und nimm den Anruf entgegen.
Beispiel: „Herr Meier, bitte einen kleinen Moment Geduld, ich bin gleich wieder bei Ihnen.“

So trägst du aktiv zum Unternehmensziel bei:
•    Lege dir Zettel und Stift bereit, um wichtige Informationen zu notieren.
•    Lächle bewusst, bevor du den Hörer abnimmst – das sorgt für eine freundliche Begrüßung.
•    Erfrage den Namen des Anrufers und verwende ihn mehrfach im Gespräch.
•    Sorge für eine ruhige und angenehme Gesprächsatmosphäre.
•    Frage gezielt nach dem Anliegen des Anrufers.
•    Notiere relevante Gesprächsinhalte und dokumentiere sie in Deiner Praxissoftware.
•    Versuche einen Ersttermin zu vereinbaren – auch ohne vorliegendes Rezept.
•    Liegt ein Rezept vor, terminiere gemäß Vorgabe.
•    Trage den Termin direkt während des Gesprächs ein – inklusive vollständigem Namen, Rückrufnummer und Termintyp. Weitere Infos können im Anschluss ergänzt werden.
•    Informiere den Patienten über zwei folgende E-Mails: 
1.    Mit Terminen und Anmeldeformularen
2.    Mit dem Link zum Anamnesebogen
•    Bitte den Patienten, den Anamnesebogen vor dem ersten Termin auszufüllen und zurückzusenden.
•    Das Telefon hat stets Priorität! Nimm den Anruf auch dann entgegen, wenn du gerade mit einem Patienten sprichst.

Aufgaben der Rezeption

in der Rezeptionszeit

stündlich AB abhören, Absagen notieren mit Uhrzeit

stündlich Mails checken, beantworten ggf. im Plan bearbeiten

Zimmer checken

immer zum Dienstwechsel: Toilettenkontrolle, Wartebereichkontrolle und Wäsche

Rezepte für Therapeuten raussuchen

Aufgaben der Rezeption

Patientenerstkontakt

Walk-In – Aktive Therapie
Position: Empfang
Unternehmensziel: Patientengewinnung
Hilfsmittel: One Pager, Anmeldeformulare, Flyer/Infomaterial, Leitfaden „Walk-In“
Zielwirkung beim Patienten:
"Trotz anfänglicher Unsicherheiten habe ich mich schnell wohl gefühlt, weil mich der Mitarbeiter direkt wahrgenommen hat. Als er mich begrüßt hat, habe ich mich direkt willkommen gefühlt. Ich bin mir sicher, dass ich hier richtig bin!"
So trägst du aktiv zum Unternehmensziel bei:
•    Behalte den Eingangsbereich im Blick, um Walk-Ins sofort wahrzunehmen.
•    Unterbrich deine Arbeit, sofern sie nichts mit einem Patienten (Tresen oder Telefonat) zu tun hat.
•    Falls du gerade beschäftigt bist, signalisiere dem Walk-In, dass du ihn gesehen hast und gleich für ihn da bist.
•    Gehe aktiv auf den Patienten zu, heiße ihn willkommen und stelle dich mit Vor- und Nachnamen vor.
•    Erfrage den Namen des Patienten und verwende ihn im Gespräch.
•    Kläre den Grund des Besuchs und ermittle den Bedarf.
•    Gib bei Interesse Informationen zur Praxis und überreiche Flyer.
•    Versuche einen Ersttermin zu vereinbaren – auch ohne Rezept.
•    Informiere über die Möglichkeit der Selbstzahlerleistung, falls kein Rezept vorliegt.
•    Weise auf die 24h-Frist zur Absage hin.
•    Bei Terminvereinbarung: Anmeldeformulare ausfüllen lassen und in die E-Akte scannen.
•    Liegt ein Rezept vor: Terminierung nach Vorgabe.

 

Leitfaden: Walk-In – Spontaner Erstkontakt in der Praxis
Allgemeines:
Als Walk-In bezeichnen wir alle spontanen Besucher ohne Termin. Ihr Interesse ist bereits so groß, dass sie aktiv den Weg in die Praxis gefunden haben – oft mit Überwindung. Diesen Schritt müssen wir wertschätzen und bestätigen.
Ziele (in dieser Reihenfolge):
1.    Vereinbarung eines Behandlungstermins
2.    Information über unser Leistungsspektrum
Begrüßung & Gesprächsführung:
•    Erkenne Walk-Ins frühzeitig (unsicherer Blick, zögerliches Verhalten).
•    Unterbrich deine Arbeit, wenn möglich – oder signalisiere, dass du gleich verfügbar bist.
•    Begrüße den Patienten freundlich:
„Herzlich willkommen bei Vitova Physio, mein Name ist …“
•    Erfrage den Namen und verwende ihn im Gespräch.
•    Achte auf:
o    Ehrliches Lächeln
o    Aufrechte, offene Körperhaltung
o    Blickkontakt
o    Selbstsicheres Auftreten
o    Freie Hände
•    Kläre den Grund des Besuchs und ermittle den Bedarf.
•    Gib bei Interesse Flyer und Informationen zur Praxis.
•    Vereinbare einen Ersttermin – auch ohne Rezept.
•    Biete Selbstzahlerleistung an, falls kein Rezept vorliegt.
•    Nach Terminvereinbarung:
o    Anmeldeformulare ausfüllen lassen
o    Dokumente in E-Akte scannen
•    Bei Rezept: Terminierung nach Vorgabe

 

 

 

 

Unterschrift vor Behandlung auf Rezept

Klemmbrett alles unterschrieben?

Zuzahlung einnehmen spätestens zur 2. Behandlung

Möglichkeit der Zahlung: EC, Bar, Kreditkarte

Beleg ausdrucken + Patienten mitgeben ggf. EC-Beleg anheften

Aufgaben der Rezeption

Patient sagt nicht ab

Termin verbleibt als nicht wahrgenommen im Plan

am Folgetermin ist dies dann zu klären

Ausfallgebühr

 

bei Neupatienten, die unentschuldigt bleiben:

 

Aufgaben der Rezeption

Rezeptannahme

Prüfen auf Vollständigkeit des Rezeptes, sonst Änderung veranlassen

Krankenkarte einlesen

Rezept scannen und prüfen der Heilmittelverordnung

Klemmbrett dem Pat. geben + AGB unterschreiben lassen

Fragen nach Vollständigkeit aller Daten (Anschrift etc.)

Terminvergabe, Termine ausdrucken oder per Mail versenden

Aufgaben der Rezeption

Rezeptannahme Telefon

Pat. bitten Kopie bzw. Bild vorab zu senden, damit eine Vorprüfung möglich ist

wenn nicht möglich abfragen: Datum, Heilmittel, Anzahl

Hinweis auf unsere AGB's bei Verhinderung mind. 24 h vorher absagen

E-Mail geben lassen, damit Termine per Mail verschickt werden und unsere AGB's gleich mit

Aufgaben der Rezeption

telefonische Aufnahme Privattermine

Daten erfragen: Name, Telefonnummer, E-Mail, Anschrift, gegebenenfalls GS-Nummer

Termin buchen, Hinweis auf rechtzeitige Absage

Termin per Mail versenden, damit unsere AGB's in Kenntnis genommen werden können

 

Aufgaben der Rezeption

zu kurzfristige Absage

Einheitliche Aussage: " Wir werden unser Möglichstes tun, um den Termin jetzt neu zu belegen. Ihr nächster Termin ist dann am...."

der nicht rechtzeitig abgesagte Termin wird im Plan verschoben möglichst in Iris Spalte, damit man sehen kann, dass da eine Lücke ist. Wird diese nicht neu gefüllt, bleibt der Termin als nicht wahrgenommen im Plan stehen. 

Ausfallgebühr erstellen

Ausfallgebühr §630aBGB

Ausfallgebühr §630aBGB

Information

Neupatient:

erster Termin UE

--> AG raus

--> SMS

--> Folgetermine stornieren

 

bekannte Patienten:

  1. Termin UE

2. Termin auch UE

wenn Termin nicht vergeben werden konnte, SMS versenden, SMS-Vorlage verwenden

Ausfallgebühr §630aBGB

kurzfristig abgesagte Termine

Einfühlsames Verständnis:

Ich kann Sie verstehen, dass Sie verärgert sind und deswegen haben wir uns auf eine geringere Ausfallpauschale geeinigt. Gleichzeitig kann ich Ihnen einen neuen Termin dafür anbieten, wenn Sie gezahlt haben.

Sobald die Rechnung beglichen ist, möchte ich gern einen neuen Termin mit Ihnen vereinbaren.

Vielleicht bekommen wir noch die Lücke gefüllt und es kommt keine Ausfallgebühr zustande.

Ich verstehe, dass Sie verärgert sind und nach der Bezahlung der geringeren Ausfallgebühr, bekommen Sie den Termin selbstverständlich nach.

Telefonische kurzfristige Absage:

Danke für die Information und jetzt schauen wir mal, ob wir den Termin neu belegen können.

oder

Danke für die Information, wir versuchen unser Bestes den Termin neu zu belegen.

oder

Es ist etwas kurzfristig. Wir versuchen den Termin neu zu belegen. Ansonsten wird eine Ausfallgebühr fällig/ansonsten fällt eine Ausfallgebühr an. bzw. Erst wenn wir den Termin nicht neu belegen können, fällt eine Ausfallgebühr an.

Patient kommt in die Praxis, nachdem er das letzte Mal kurzfristig abgesagt hatte:

Wir konnten den Termin nicht neu belegen.

Zahlen Sie die Ausfallgebühr Bar oder mit Karte?

Im Anschluss können wir einen neuen Termin vereinbaren.

Ich verstehe, dass Sie verärgert sind, deshalb wird nur eine geringe Ausfallgebühr fällig. Sobald wir alles geklärt haben, können wir einen neuen Termin vereinbaren.

Ausfallgebühr §630aBGB

Strategien

Computer

Computer

Computer Fachmann

Scheffelmeier GmbH 

Tel.: 9117908 / Mobil: 01723682526

Computer

Datensicherung

Computer

Drucker

wenn Drucker nicht druckt:

Computer

Neue Nachrichten anzeigen

Computer

Passwort

#IbHp2017#

Computer

PC-Zugang

Physiolounge

PW: 0user1890

Computer

Remoteverbindung geht nicht

auf Hauptrechner "Admin tool" aufrufen

Ja anklicken

wenn was rot ist

anklicken

installieren

neu starten

Drucker und Scanner

Drucker und Scanner

Druckerpatrone wechseln

Kurzanleitung Toner-Reset am Brother MFC-L5750 DW 
1. Öffnen Sie die Frontklappe des Druckers im Home Screen
2. Drücken Sie für 5 Sekunden auf die Stelle, wo sich während dem Faxbetrieb die # Taste 
befindet (in etwa bei dem roten Kreis)
3. Das Reset Menü öffnet sich
4. Wählen Sie TNR-STD (Standard Toner, schwarz) aus und bestätigen Sie mit JA
5. Drücken Sie nun den Home Button
6. Schließen Sie die Frontklappe
Damit ist der interne Toner-Zähler erfolgreich zurückgesetzt

 

siehe Anhang in der PDF

Drucker und Scanner

Scanner geht nicht

eMail

eMail

E-Mail geht nicht

E-Mail-Programm öffnen

Datei

Kontoeinstellung

Reparieren

erweiterte Optionen

Häkchen setzen bei "Ich möchte mein Konto selbst reparieren"

reparieren

weiter

eMail

Mailprogramm rechner re

benötigt Passwort

#IbHp2017#

Gesundheitsticket

  1. Internet --> Gesundheitsticket
  2. Einloggen (Zugang info@physiolounge-leipzig.de PW: #user1890_GT)
  3. Ticket-ID
  4. gewünschte Leistung buchen
  5. Rg. drucken + Unterschrift
  6. Kopie ziehen
  7. Iris Fach

Gutscheine

Gutscheine

Gutscheinbestellung My news desk

Gutscheine

Verkauf und Einösen von Gutscheine

Verkauf von Gutscheinen

Verkauf von Gutscheinen Barverkeuf:

Verkauf am Tresen oder telefonisch
Verkauf über Onlineshop

Einlösung von Gutscheinen

Gutschein alt Einlösung aus altem Jahr:
Besonderheiten beim Onlinegutschein

Die Excel-Tabelle "Shop GS Übersicht" in der Dropbox

IFK

Mitgliederberatung: 0234/97745333

abrechnung@ifk.de

Kasse und Bargeld

Kasse und Bargeld

EC-Gerät

ausschalten gelber Knopf + Punkt gleichzeitig drücken

anschalten mit ol Taste

 

wenn eine EC-Zahlung erfolgreich durchgeführt wurde, Theorg jedoch vermeldet, dass die Zahlung nicht verbucht werden konnte, dann haben wir

einen Zahlungseingang, ohne dass eine Quittungsnummer ausgegeben wurde. Auch wurde die Zahlung in der Patientenkartei nicht auf bezahlt gesetzt.

Damit entstehen 2 Probleme:

  1. Möglicherweise versuchen wir ein weiteres Mal, die ZZ zu kassieren oder mahnen gar einen Kunden der bezahlt hat und
  2. Das Steuerbüro kann den Zahlungseingang keinem Buchungsvorgang zuordnen

 

Laut Theorg könnte dies durch „langsamen Kunden“ verursacht werden. Der Kunde braucht zu lange, um seine Karte bereit zu haben und an das Terminal zu halten.

Hier ist schon mal die erste Lösung: Achtet bitte darauf, dass der Kunde seine Karte hat und „bereit ist“ für die Zahlung.

Sollte es trotzdem wieder einmal vorkommen, dass Theorg die Zahlung nicht verbuchen konnte kann es auf folgende Weise „gerettet“ werden:

Screenshot (70).png

Ihr geht nochmal auf Quittung/Rechnung. Hinter EC-Zahlung findet Ihr ein Kästchen mit 3 Punkten … (siehe Screenshot). Dort drauf klicken und Bezahlterminal ohne Schnittstelle auswählen.

Darauf klicken und es erfolgt ein Fenster mit den Bezahldaten. Normalerweise ist alles vorgetragen und Ihr braucht nur noch bestätigen. Sollte der Vorgang erst später nachgebucht werden kann hier auch noch das Datum auf den Tag der Bezahlung geändert werden.

Nun erfolgt der Quittungsausdruck und die Verbuchung. 

Kasse und Bargeld

Kassenschnitt

Kasse und Bargeld

Privattermine kassieren:

-den Patienten vor der Behandlung darauf aufmerksam machen, dass die Rechnung fertig gemacht wird….

-Uunterschriften-Blatt in Akte scannen

-Q für Rechnung, Vorschau, alle Termine mit dem US-Blatt abgleichen, bei Übereinstimmung Rechnung drucken

Rechnung, Originalrezept und US-Blatt an den Patienten übergeben mit dem

Hinweis, dass er gern sofort mit Karte begleichen kann.

Kasse und Bargeld

Zuzahlung:

Erste Behandlung: es ist jetzt eine einmalige Zuzahlung für alle Behandlungen

fällig, gern sofort….möchten Sie bar oder mit Karte bezahlen?

ansonsten erledigen wir das beim zweiten Termin

Rezept

Rezept

Absetzungen

Absetzung.jpg

 

Absetzung1.jpg

 

 

Absetzung2.jpg

 

Absetzung3.jpg

Rezept

Änderung Rezeptdatum

durchstreichen + neues Datum + Unterschrift Arzt + Datum der Änderung 

muss vor Beginn des Rezeptes terminiert sein

bei Fax muss das Datum an der Seite des Faxes weggeschnitten werden, sonst Gefahr Absetzung

 

Rezept

Blankoverordnung

Erstbefund wird von erfahrenen Therapeuten erstellt

in der Behandlung wird die zukünftige Behandlungsabfolge verordnet, hierfür Vorlage verwenden

diese Verordnung kommt ins Fach "neue Rezepte"

 

erster Termin:

alle weiteren Termine:

letzter Termin:

max. Behandlungszeitraum 16 Wochen

konservativ 18 Behandlungen + 6 x ergänzendes Heilmittel

postoperativ 24 Behandlungen + 8 ergänzende Heilmittel

Rezept

Gültigkeit

Beginn GKV Rezepte

BG-Rezepte

Rezept

Rezeptabrechnung

Vorgehensweise:

Prüfung ohne Scan Rezeption

Prüfung ohne Scan Praxisleiter

Scan durchführen

Weitergabe an Geschäftsleitung

 

Kürzel oben re auf d. Rezept mit Bleistift, wer abgeschlossen hat

Rezept

Zuzahlung

ZZ sind zum sofort, spätestens zum 3. Termin einzufordern

Falls dies nicht geschieht, ist eine ZZ-Aufforderung auszudrucken.

Achtung: keine ZZ Aufforderung bei Dauerpatienten sondern Rechnung ausdrucken, ansonsten bekommt der Patient von der KK eine Aufforderung = muss nicht sein

Stromausfall

alles neu starten

Telefon

Telefon

AB

PIN Abfrage: 90189

Termine

Termine

OTR

  1. E-Mail-Eingang
  2. Theorg "6" drücken
  3. chron. Abarbeiten
  4. Buchung mit Mail abgleichen
  5. Störungen per Telefon bearbeiten
  6. Rezeptkopie anfordern
Termine

Patient kommt mit Rezept und braucht Termin


Nach dem Termine machen, das Rezept fertig eingeben


  1. Rezept mit Plustek Scanner auf der 1 einscannen,
  2. im Computer beim Patienten unter Rezeptscan weiter bearbeiten 
  3. über Theorg prüfen ob Verordnung korrekt ist.

 

Termine

per Mail

  1. Leistung wird angefragt
  2. Mailvorlage, keine Vorschläge per Mail versenden, da zu viel Aufwand
  3. Patient telfonisch kontaktieren
  4. auf OTR verweisen
Termine

Telefonische Annahme

Termine

Terminabsage:

-Danke für die Info…...allerdings ist die Absage zu kurzfristig

(24 Std. vorher)

-natürlich versuchen wir trotz der Kürze den Termin neu zu belegen,

sollte das gelingen, können sie einen Ersatztermin buchen.

-bei Nichtbelegung erheben wir für die ausgefallene reservierte Zeit eine Gebühr

in Höhe von …….

Theorg

Theorg

Einführung

1. Selektionen & Filter: Daten gezielt nutzen

Theorg ermöglicht es dir, Patienten- und Rezeptdaten nach individuellen Kriterien zu filtern, ideal für Marketing, Abrechnung oder Organisation.

Tipp: Schau dir das Video "Rezeptlisten und Selektionen" an, um die volle Power der Filter zu nutzen!

2. Terminierung: Intelligent planen & Doppelbelegungen vermeiden:

Mit Theorg wird die Terminplanung zum Kinderspiel, dank Raumplanung, Wartelisten und Suchfunktionen.

Tipp: Nutze die Tastaturkürzel (z. B. "T" für Terminplan, "P" für Patientenkartei) für schnelles Arbeiten!

3. Automatisierung: Routineaufgaben abkürzen:

Spar dir manuelle Arbeit durch automatisierte Prozesse, von Terminerinnerungen bis zur Abrechnung.

Tipp: Passe die E-Mail-Vorlagen an (z. B. Standardtexte, Briefpapier) für einen professionellen Auftritt.

 

4. Dokumentation: Standardisierte Abläufe für mehr Qualität

Vorgefertigte Dokumentationsvorlagen sparen Zeit und erhöhen die Dokumentationsqualität.

Tipp: Nutze die Arbeitszeitverwaltung für Mitarbeiter, um Plus-/Minusstunden und Urlaub transparent zu tracken!

5. Mitarbeitermanagement: Transparenz & Effizienz

Theorg unterstützt dich auch bei der Personalplanung  von Arbeitszeiterfassung bis zur Abrechnung.

Tipp: Optimiere die Farben und Ansichten im Terminplan für eine bessere Übersicht (z. B. nach Therapiearten filtern).

 

Fazit: Theorg kann (fast) alles! Du musst es nur entdecken!

Theorg ist ein Schweizer Taschenmesser für Physiotherapiepraxen, ob Abrechnung, Terminplanung, Dokumentation oder Marketing. Die meisten Funktionen sind individuell anpassbar und helfen dir, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und den Praxisalltag zu entlasten.

 

Theorg

Dienstpläne ausdrucken aus dem Terminplan

Tag im Terminplan öffnen der gedruckt werden soll

Pläne drucken aus Spalte links auswählen

Pläne drucken 1 Allg. Terminplan Belegung

Mitarbeiter auswählen die an dem Tag arbeiten

weiter

Zeitleiste vor jedem Mitarbeiter anklicken

Drucken

Duplex anklicken zum raus nehmen

Drucken

Theorg

E-Akte

Befunde in E Akte einscannen

alle Befunde, Belege, Zuzahlungsbefreiungen, Osteopathie Rezepte etc. in E Akte scannen


Patient auswählen

E Akte öffnen

Plustek Scanner Taste 2 drücken, scannen

Blitzdruck oben rechts beim Patienten auswählen

Beleg in E Akte benennen und speichern

Theorg

Entlassmanagement

Frist für Abschluss von 12 auf 21 Tage verändert

Zeitraum erster und letzter Behandlungstag von 7 auf 14 Tage erhöht

Theorg

Klemmbrett

Bei jedem neuen Rezept muss das Klemmbrett gemacht werden


Kassenpatient 1 x Datenschutz, jedes neue Rezept Aufnahmebogen


Privatpatient 1x Datenschutz, 1x Aufnahmebogen und bei jedem neuen Rezept muss eine neue Honorar Vereinbarung gemacht werden.

Theorg

Klemmbrett entsperren

Tablet entsperren 14563

App Klemmbrett öffnen

oben in der Mitte auf Logo tippen

anheften

( zum Lösen unten re + li beide Punkte drücken)

Theorg

Patient anlegen Neu

P wie Patienten

N wie Neu drücken

Auswahl gesetzlich, Privat, BG oder was es ist auswählen

Alle Patienten Daten die gefordert werden ausfüllen

Datenschutz und Aufnahmebogen im Klemmbrett unterschreiben lassen.

Aufnahmebogen kommt bei jeden neuen Rezept immer wieder.

Klemmbrettdaten im Patienten speichern

Theorg

Patienten zusammenführen

Theorg

Quittungskopie drucken

Theorg

Rechnung bar bezahlen

Theorg

Rechnung schreiben:

-Q-Quittung, Button Rechnung, drucken

-danach immer Ausbuchen:

-Ausbuchen: EC, bar oder Rechnung

Theorg

Rezept Muster ändern

angelegtes Rezept auswählen

Lasche Muster ändern links auswählen

Rezept Muster auswählen

Rezept Daten von der Verordnung korrekt eingeben und prüfen

Theorg

SMS Agent

Fehlerprotokoll SMS Versand:

 

Theorg

Stornierung Quittung/Rechnung

Theorg

Terminplan Vorlaufzeit Online

Theorg

Terminvergabe

neuer Patient od. neues Rezept:

Theorg

Terminzettel drucken und per Mail versenden

aktuellen Termin im Terminplan mit Rezept anklicken

D wie Drucken drücken,

Terminzettel 1 auswählen

immer auch per Mail dem Patienten zusenden

Theorg

Terminzettel für private Termine

aktuellen Termin anklicken

D wie Drucken und die 7 auswählen

Theorg

Theorg to Go

auf Handy einrichten:

wenn Theorg to go nicht geht:

Theorg

VPN aktivieren

auf Desktop " Admin Tool"

neue Version verfügbar anklicken

"only download"

weiter

download öffnen

"Setup" --> ja

Ts Plus : next

update

Neustart

Theorg

Warteliste

Patient auswählen

Lasche weiteres in Liste oben anklicken

Eintrag in Warteliste aufnehmen und anklicken

Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter auswählen

Zeit wann Patient kann eintragen dann mit OK bestätigen

Theorg

Warteliste erstellen

Theorg

Bezahlterminal ohne Schnittstelle

wenn eine EC-Zahlung erfolgreich durchgeführt wurde, Theorg jedoch vermeldet, dass die Zahlung nicht verbucht werden konnte, dann haben wir grundsätzlich ein Problem:

Wir haben einen Zahlungseingang, ohne Quittungsnummer. Auch wurde die Zahlung in der Patientenkartei nicht auf bezahlt gesetzt.

-->

  1. Möglicherweise versuchen wir ein weiteres Mal, die ZZ zu kassieren oder mahnen gar einen Kunden der bezahlt hat und
  2. Das Steuerbüro kann den Zahlungseingang keinem Buchungsvorgang zuordnen

Ihr geht nochmal auf Quittung/Rechnung. Hinter EC-Zahlung findet Ihr ein Kästchen mit 3 Punkten … (siehe Screenshot). Dort drauf klicken und Bezahlterminal ohne Schnittstelle auswählen.

Screenshot (70).png

Darauf klicken und es erfolgt ein Fenster mit den Bezahldaten. Normalerweise ist alles vorgetragen und Ihr braucht nur noch bestätigen. Sollte der Vorgang erst später nachgebucht werden, kann hier das Datum auf den Tag der Bezahlung geändert werden.

Nun erfolgt der Quittungsausdruck und die Verbuchung.