# Theorg



# Einführung

###### <span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">1. Selektionen &amp; Filter: Daten gezielt nutzen</span></span>**</span>

<span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Theorg ermöglicht es dir, Patienten- und Rezeptdaten nach individuellen Kriterien zu filtern, ideal für Marketing, Abrechnung oder Organisation.</span></span></span>

- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Patientenkartei:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Newsletter-Targeting: Filtere Patientengruppen (z. B. nach Diagnosen oder Behandlungsarten) für maßgeschneiderte Marketingaktionen</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Elektronische Patientenakte: Alle relevanten Daten zentral und übersichtlich</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Geldvorgänge &amp; ausgefallene Termine: Behalte offene Posten und Ausfallgebühren im Blick</span></span></span></div>
- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Rezeptkartei:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Abrechnungscheck aktivieren: Prüfe automatisch, ob Rezepte heilmittelrichtlinienkonform sind (grüne/rote Daumen als Indikator)</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Vorgefertigte Filter nutzen: Nutze die Checken-Funktion für schnelle Übersichten (z. B. "Rezepte mit Fristenproblemen")</span></span></span></div>

<span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Tipp: </span></span>**</span><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Schau dir das Video "Rezeptlisten und Selektionen" an, um die volle Power der Filter zu nutzen!</span></span></span>

###### <span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">2. Terminierung: Intelligent planen &amp; Doppelbelegungen vermeiden:</span></span>**</span>

<span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Mit Theorg wird die Terminplanung zum Kinderspiel, dank Raumplanung, Wartelisten und Suchfunktionen.</span></span></span>

- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Raumplanung</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Visuelle Übersicht aller Räume – vermeide Doppelbelegungen und optimiere die Auslastung.</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">"Tetris-Prinzip": Fülle Lücken effizient, indem du freie Räume und Therapeutenkapazitäten in Echtzeit siehst</span></span></span></div>
- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Kombi- &amp; Y-Suche:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Kombisuche: Finde mehrere freie Terminslots auf einmal (z. B. für KG + Lymphdrainage)</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Y-Suche: Plane mehrstufige Behandlungen automatisch – Theorg sucht passende Lücken ohne manuelles Springen zwischen Tagen</span></span></span></div>
- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Warteliste:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Patienten digital erfassen und bei Absagen automatisch nachrücken lassen</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Zeitfenster hinterlegen, um flexibel zu terminieren</span></span></span></div>

<span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Tipp:</span></span>**</span><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true"> Nutze die Tastaturkürzel (z. B. "T" für Terminplan, "P" für Patientenkartei) für schnelles Arbeiten!</span></span></span>

##### <span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">3. Automatisierung: Routineaufgaben abkürzen:</span></span>**</span>

<span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Spar dir manuelle Arbeit durch automatisierte Prozesse, von Terminerinnerungen bis zur Abrechnung.</span></span></span>

- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Terminerinnerungen:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Standardmäßig täglich um 16 Uhr per SMS/E-Mail, reduziert No-Shows</span></span></span></div>
- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Abrechnung:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">MT490-Kontoauszüge automatisch ausbuchen, keine manuelle Eingabe mehr!</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Offene Posten &amp; Mahnungen per E-Mail verschicken</span></span></span></div>
- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Blitzdruckdateien:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Favoriten anlegen für häufig genutzte Dokumente (z. B. Terminzettel, Quittungen)</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Terminzettel als iCal versenden, Patienten können Termine direkt in ihren Kalender übernehmen</span></span></span></div>

<span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Tipp:</span></span>**</span><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true"> Passe die E-Mail-Vorlagen an (z. B. Standardtexte, Briefpapier) für einen professionellen Auftritt.</span></span></span>

###### <span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">4. Dokumentation: Standardisierte Abläufe für mehr Qualität</span></span>**</span>

<span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Vorgefertigte Dokumentationsvorlagen sparen Zeit und erhöhen die Dokumentationsqualität.</span></span></span>

- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Dokuassistent:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">ICF-Fallanamnese, Planko-Verordnungen &amp; Fragebögen hinterlegen, Therapeuten haben alle relevanten Parameter mit einem Klick parat</span></span></span></div>
- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Individuelle Anpassung:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Erstelle eigene Vorlagen für spezifische Diagnosen (z. B. Schulter-ICF)</span></span></span></div>

<span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Tipp:</span></span>**</span><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true"> Nutze die Arbeitszeitverwaltung für Mitarbeiter, um Plus-/Minusstunden und Urlaub transparent zu tracken!</span></span></span>

###### <span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">5. Mitarbeitermanagement: Transparenz &amp; Effizienz</span></span>**</span>

<span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Theorg unterstützt dich auch bei der Personalplanung von Arbeitszeiterfassung bis zur Abrechnung.</span></span></span>

- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Arbeitszeitverwaltung:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Soll-/Ist-Stunden im Blick behalten</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Urlaubsplanung direkt in der Software</span></span></span></div>
- <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Digitale Abrechnung:</span></span></span></div>
    - <div data-slate-node="element"><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Mitarbeiter erhalten ihre Abrechnung monatlich per E-Mail, kein Papierkram mehr!</span></span></span></div>

<span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Tipp:</span></span>**</span><span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true"> Optimiere die Farben und Ansichten im Terminplan für eine bessere Übersicht (z. B. nach Therapiearten filtern).</span></span></span>

###### <span data-slate-node="text">**<span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Fazit: Theorg kann (fast) alles! Du musst es nur entdecken!</span></span>**</span>

<span data-slate-node="text"><span data-cy="leaf" data-slate-leaf="true"><span data-slate-string="true">Theorg ist ein Schweizer Taschenmesser für Physiotherapiepraxen, ob Abrechnung, Terminplanung, Dokumentation oder Marketing. Die meisten Funktionen sind individuell anpassbar und helfen dir, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und den Praxisalltag zu entlasten.</span></span></span>

# Dienstpläne ausdrucken aus dem Terminplan

<span style="font-size: large;">Tag im Terminplan öffnen der gedruckt werden soll</span>

<span style="font-size: large;">Pläne drucken aus Spalte links auswählen</span>

<span style="font-size: large;">Pläne drucken 1 Allg. Terminplan Belegung</span>

<span style="font-size: large;">Mitarbeiter auswählen die an dem Tag arbeiten</span>

<span style="font-size: large;">weiter</span>

<span style="font-size: large;">Zeitleiste vor jedem Mitarbeiter anklicken</span>

<span style="font-size: large;">Drucken</span>

<span style="font-size: large;">Duplex anklicken zum raus nehmen</span>

<span style="font-size: large;">Drucken</span>

# E-Akte

<span style="font-size: large;"><u>**Befunde in E Akte einscannen**</u></span>

<span style="font-size: large;">alle Befunde, Belege, Zuzahlungsbefreiungen, Osteopathie Rezepte etc. in E Akte scannen</span>

<span style="font-size: large;">Patient auswählen</span>

<span style="font-size: large;">E Akte öffnen</span>

<span style="font-size: large;">Plustek Scanner Taste 2 drücken, scannen</span>

<span style="font-size: large;">Blitzdruck oben rechts beim Patienten auswählen</span>

<span style="font-size: large;">Beleg in E Akte benennen und speichern</span>

# Entlassmanagement

Frist für Abschluss von 12 auf 21 Tage verändert

Zeitraum erster und letzter Behandlungstag von 7 auf 14 Tage erhöht

# Klemmbrett

- Patient - Rezept öffnen
- oben re 3 Punkte anklicken
- Klemmbrett auswählen
- Klemmbrett 1 -- &gt; Ausgabe
- weiter
- Aufnahmebogen + Datenschutzinfo wählen
- ausführen
- Pat. nimmt Tablet, füllt aus, gibt es zurück
- wieder oben re 3 Punkte klicken
- Klemmbrett --&gt; Klemmbrett 1
- Rücknahme
- Status = bearbeitet = angehakt
- ausführen
- kein Ausdruck/Mail nötig

<span style="font-size: large;">Bei jedem neuen Rezept muss das Klemmbrett gemacht werden</span>

<span style="font-size: large;">Kassenpatient 1 x Datenschutz, jedes neue Rezept Aufnahmebogen</span>

<span style="font-size: large;">Privatpatient 1x Datenschutz, 1x Aufnahmebogen und bei jedem neuen Rezept muss eine neue Honorar Vereinbarung gemacht werden.</span>

# Klemmbrett entsperren

Tablet entsperren 14563

App Klemmbrett öffnen

unten links Punkte drücken

oben in der Mitte auf Logo tippen

anheften

( zum Lösen unten re + li beide Punkte drücken)

# Patient anlegen   Neu

<span style="font-size: large;">P wie Patienten</span>

<span style="font-size: large;">N wie Neu drücken</span>

<span style="font-size: large;">Auswahl gesetzlich, Privat, BG oder was es ist auswählen</span>

<span style="font-size: large;">Alle Patienten Daten die gefordert werden ausfüllen</span>

<span style="font-size: large;">Datenschutz und Aufnahmebogen im Klemmbrett unterschreiben lassen.</span>

<span style="font-size: large;">Aufnahmebogen kommt bei jeden neuen Rezept immer wieder.</span>

<span style="font-size: large;">Klemmbrettdaten im Patienten speichern</span>

# Patienten zusammenführen

- Stammdaten
- Personen Übersicht
- korrekte Akte auswählen
- zusammenführen re
- Drop down
- Patient suchen
- Kontrollnummer eingeben
- starten

# Quittungskopie drucken

- Patient
- € Cash- Datum o. Quittunsnr. auswählen
- im Kassenbuch suchen
- Beleg anzeigen
- drucken

# Rechnung bar bezahlen

- Rezept aufrufen
- Belege
- Rechnung/OP
- Ausbuchen
- bar / EC wählen

# Rechnung schreiben:

<span style="font-family: Candara, sans-serif;"><span style="font-size: x-large;"><span style="font-size: large;"><span style="text-decoration: none;"><span style="font-weight: normal;">-Q-Quittung, Button Rechnung, drucken</span></span></span></span></span>

<span style="font-family: Candara, sans-serif;"><span style="font-size: x-large;"><span style="font-size: large;"><span style="text-decoration: none;"><span style="font-weight: normal;">-danach immer Ausbuchen:</span></span></span></span></span>

<span style="font-family: Candara, sans-serif;"><span style="font-size: x-large;"><span style="font-size: large;"><span style="text-decoration: none;"><span style="font-weight: normal;">-</span></span></span><span style="font-size: large;"><span style="text-decoration: none;"><span style="font-weight: normal;">Ausbuchen: EC, bar oder Rechnung</span></span></span><span style="font-size: large;"><span style="text-decoration: none;"><span style="font-weight: normal;"></span></span></span></span></span>

# Rezept Muster ändern

<span style="font-size: large;">angelegtes Rezept auswählen</span>

<span style="font-size: large;">Lasche Muster ändern links auswählen</span>

<span style="font-size: large;">Rezept Muster auswählen</span>

<span style="font-size: large;">Rezept Daten von der Verordnung korrekt eingeben und prüfen</span>

# SMS Agent

- Hauptmenü
- Einstellung
- Terminplan
- Erinnerung
- Lasche Agent &amp; Aufträge
- Agent starten a. d. Station

Fehlerprotokoll SMS Versand:

- Startmenü
- Service
- Protokolldaten einsehen --&gt; weiter
- autom. Terminerinnerung ankreuzen
- öffnen

# Stornierung Quittung/Rechnung

- Rezept suchen
- Lasche Belege
- stornieren

# Terminplan Vorlaufzeit Online

- Netzwerkservice
- Webservice
- Einstellung
- OTR- Termine
- Rezept o. Selbstzahler
- Tage auswählen

# Terminvergabe

neuer Patient od. neues Rezept:

- Terminplan
- freie Zeit n. Behandlungsvorgabe auf dem Rezept suchen
- O
- Auswahl zw. Patient und Rezept
- alle Daten eintragen
- buchen
- 

# Terminzettel drucken und per Mail versenden

<span style="font-size: medium;">a<span style="font-size: large;">ktuellen Termin im Terminplan mit Rezept anklicken</span></span>

<span style="font-size: large;">D wie Drucken drücken, </span>

<span style="font-size: large;">Terminzettel 1 auswählen</span>

<span style="font-size: large;">immer auch per Mail dem Patienten zusenden</span>

# Terminzettel für private Termine

<span style="font-size: large;">aktuellen Termin anklicken</span>

<span style="font-size: large;">D wie Drucken und die 7 auswählen</span>

# Theorg to Go

auf Handy einrichten:

- Hauptmenü
- Stammdaten
- Benutzer
- Theorg to Go
- Geräteverwaltung
- Entfernen/Hinzufügen
- QR Code scannen

wenn Theorg to go nicht geht:

- Hauptmenü
- Einstellungen
- Netzwerkservice
- Web service
- ev. neu starten

# VPN aktivieren

auf Desktop " Admin Tool"

neue Version verfügbar anklicken

"only download"

weiter

download öffnen

"Setup" --&gt; ja

Ts Plus : next

update

Neustart

# Warteliste

<span style="font-size: large;">Patient auswählen</span>

<span style="font-size: large;">Lasche weiteres in Liste oben anklicken</span>

<span style="font-size: large;">Eintrag in Warteliste aufnehmen und anklicken</span>

<span style="font-size: large;">Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter auswählen</span>

<span style="font-size: large;">Zeit wann Patient kann eintragen dann </span><span style="font-size: large;">mit OK bestätigen</span>

# Warteliste erstellen

- Patient aufrufen
- weiteres
- Warteliste --&gt; aufnehmen
- Anmerkung
- Mitarbeiter + Wochentage
- OK

# Bezahlterminal ohne Schnittstelle

wenn eine EC-Zahlung erfolgreich durchgeführt wurde, Theorg jedoch vermeldet, dass die Zahlung nicht verbucht werden konnte, dann haben wir grundsätzlich ein Problem:

Wir haben einen Zahlungseingang, ohne Quittungsnummer. Auch wurde die Zahlung in der Patientenkartei nicht auf bezahlt gesetzt.

\--&gt;

1. Möglicherweise versuchen wir ein weiteres Mal, die ZZ zu kassieren oder mahnen gar einen Kunden der bezahlt hat und
2. Das Steuerbüro kann den Zahlungseingang keinem Buchungsvorgang zuordnen

Ihr geht nochmal auf Quittung/Rechnung. Hinter EC-Zahlung findet Ihr ein Kästchen mit 3 Punkten … (siehe Screenshot). Dort drauf klicken und **<u>Bezahlterminal ohne Schnittstelle</u>** auswählen.

[![Screenshot (70).png](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/screenshot-70.png)](https://praxiswissen.physiolounge-leipzig.de/uploads/images/gallery/2025-03/screenshot-70.png)

Darauf klicken und es erfolgt ein Fenster mit den Bezahldaten. Normalerweise ist alles vorgetragen und Ihr braucht nur noch bestätigen. Sollte der Vorgang erst später nachgebucht werden, kann hier das Datum auf den Tag der Bezahlung geändert werden.

Nun erfolgt der Quittungsausdruck und die Verbuchung.