Theorg

Einführung

1. Selektionen & Filter: Daten gezielt nutzen

Theorg ermöglicht es dir, Patienten- und Rezeptdaten nach individuellen Kriterien zu filtern, ideal für Marketing, Abrechnung oder Organisation.

Tipp: Schau dir das Video "Rezeptlisten und Selektionen" an, um die volle Power der Filter zu nutzen!

2. Terminierung: Intelligent planen & Doppelbelegungen vermeiden:

Mit Theorg wird die Terminplanung zum Kinderspiel, dank Raumplanung, Wartelisten und Suchfunktionen.

Tipp: Nutze die Tastaturkürzel (z. B. "T" für Terminplan, "P" für Patientenkartei) für schnelles Arbeiten!

3. Automatisierung: Routineaufgaben abkürzen:

Spar dir manuelle Arbeit durch automatisierte Prozesse, von Terminerinnerungen bis zur Abrechnung.

Tipp: Passe die E-Mail-Vorlagen an (z. B. Standardtexte, Briefpapier) für einen professionellen Auftritt.

 

4. Dokumentation: Standardisierte Abläufe für mehr Qualität

Vorgefertigte Dokumentationsvorlagen sparen Zeit und erhöhen die Dokumentationsqualität.

Tipp: Nutze die Arbeitszeitverwaltung für Mitarbeiter, um Plus-/Minusstunden und Urlaub transparent zu tracken!

5. Mitarbeitermanagement: Transparenz & Effizienz

Theorg unterstützt dich auch bei der Personalplanung  von Arbeitszeiterfassung bis zur Abrechnung.

Tipp: Optimiere die Farben und Ansichten im Terminplan für eine bessere Übersicht (z. B. nach Therapiearten filtern).

 

Fazit: Theorg kann (fast) alles! Du musst es nur entdecken!

Theorg ist ein Schweizer Taschenmesser für Physiotherapiepraxen, ob Abrechnung, Terminplanung, Dokumentation oder Marketing. Die meisten Funktionen sind individuell anpassbar und helfen dir, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und den Praxisalltag zu entlasten.

 

Dienstpläne ausdrucken aus dem Terminplan

Tag im Terminplan öffnen der gedruckt werden soll

Pläne drucken aus Spalte links auswählen

Pläne drucken 1 Allg. Terminplan Belegung

Mitarbeiter auswählen die an dem Tag arbeiten

weiter

Zeitleiste vor jedem Mitarbeiter anklicken

Drucken

Duplex anklicken zum raus nehmen

Drucken

E-Akte

Befunde in E Akte einscannen

alle Befunde, Belege, Zuzahlungsbefreiungen, Osteopathie Rezepte etc. in E Akte scannen


Patient auswählen

E Akte öffnen

Plustek Scanner Taste 2 drücken, scannen

Blitzdruck oben rechts beim Patienten auswählen

Beleg in E Akte benennen und speichern

Entlassmanagement

Frist für Abschluss von 12 auf 21 Tage verändert

Zeitraum erster und letzter Behandlungstag von 7 auf 14 Tage erhöht

Klemmbrett

Bei jedem neuen Rezept muss das Klemmbrett gemacht werden


Kassenpatient 1 x Datenschutz, jedes neue Rezept Aufnahmebogen


Privatpatient 1x Datenschutz, 1x Aufnahmebogen und bei jedem neuen Rezept muss eine neue Honorar Vereinbarung gemacht werden.

Klemmbrett entsperren

Tablet entsperren 14563

App Klemmbrett öffnen

oben in der Mitte auf Logo tippen

anheften

( zum Lösen unten re + li beide Punkte drücken)

Patient anlegen Neu

P wie Patienten

N wie Neu drücken

Auswahl gesetzlich, Privat, BG oder was es ist auswählen

Alle Patienten Daten die gefordert werden ausfüllen

Datenschutz und Aufnahmebogen im Klemmbrett unterschreiben lassen.

Aufnahmebogen kommt bei jeden neuen Rezept immer wieder.

Klemmbrettdaten im Patienten speichern

Patienten zusammenführen

Quittungskopie drucken

Rechnung bar bezahlen

Rechnung schreiben:

-Q-Quittung, Button Rechnung, drucken

-danach immer Ausbuchen:

-Ausbuchen: EC, bar oder Rechnung

Rezept Muster ändern

angelegtes Rezept auswählen

Lasche Muster ändern links auswählen

Rezept Muster auswählen

Rezept Daten von der Verordnung korrekt eingeben und prüfen

SMS Agent

Fehlerprotokoll SMS Versand:

 

Stornierung Quittung/Rechnung

Terminplan Vorlaufzeit Online

Terminvergabe

neuer Patient od. neues Rezept:

Terminzettel drucken und per Mail versenden

aktuellen Termin im Terminplan mit Rezept anklicken

D wie Drucken drücken,

Terminzettel 1 auswählen

immer auch per Mail dem Patienten zusenden

Terminzettel für private Termine

aktuellen Termin anklicken

D wie Drucken und die 7 auswählen

Theorg to Go

auf Handy einrichten:

wenn Theorg to go nicht geht:

VPN aktivieren

auf Desktop " Admin Tool"

neue Version verfügbar anklicken

"only download"

weiter

download öffnen

"Setup" --> ja

Ts Plus : next

update

Neustart

Warteliste

Patient auswählen

Lasche weiteres in Liste oben anklicken

Eintrag in Warteliste aufnehmen und anklicken

Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter auswählen

Zeit wann Patient kann eintragen dann mit OK bestätigen

Warteliste erstellen

Bezahlterminal ohne Schnittstelle

wenn eine EC-Zahlung erfolgreich durchgeführt wurde, Theorg jedoch vermeldet, dass die Zahlung nicht verbucht werden konnte, dann haben wir grundsätzlich ein Problem:

Wir haben einen Zahlungseingang, ohne Quittungsnummer. Auch wurde die Zahlung in der Patientenkartei nicht auf bezahlt gesetzt.

-->

  1. Möglicherweise versuchen wir ein weiteres Mal, die ZZ zu kassieren oder mahnen gar einen Kunden der bezahlt hat und
  2. Das Steuerbüro kann den Zahlungseingang keinem Buchungsvorgang zuordnen

Ihr geht nochmal auf Quittung/Rechnung. Hinter EC-Zahlung findet Ihr ein Kästchen mit 3 Punkten … (siehe Screenshot). Dort drauf klicken und Bezahlterminal ohne Schnittstelle auswählen.

Screenshot (70).png

Darauf klicken und es erfolgt ein Fenster mit den Bezahldaten. Normalerweise ist alles vorgetragen und Ihr braucht nur noch bestätigen. Sollte der Vorgang erst später nachgebucht werden, kann hier das Datum auf den Tag der Bezahlung geändert werden.

Nun erfolgt der Quittungsausdruck und die Verbuchung.